Chargenrückverfolgung ohne Excel: So gelingt der Umstieg auf ein digitales System

Excel ist für die Chargenrückverfolgung rechtlich nicht verboten, aber in der Praxis der Engpass: Seit dem 1. Januar 2023 müssen Lebensmittelunternehmen in Deutschland Rückverfolgbarkeitsdaten nach § 44 Abs. 3 LFGB innerhalb von 24 Stunden elektronisch und maschinenlesbar an die Behörde übermitteln, und IFS Food 8 sowie BRCGS Food Issue 9 setzen vier Stunden als Zielwert für die vollständige Rückverfolgung. Ein digitales System ersetzt verstreute Tabellen durch eine durchgängige Chargengenealogie vom Wareneingang bis zum Kunden. Dieser Artikel zeigt, welche Anforderungen ein solches System erfüllen muss und wie der Umstieg in sechs Schritten gelingt.

Warum Excel bei der Chargenrückverfolgung an Grenzen stößt

Die meisten Betriebe zwischen 50 und 1.000 Mitarbeitenden führen ihre Rückverfolgbarkeit in einer Mischung aus ERP-Auszügen, Lieferscheinen, handschriftlichen Produktionsprotokollen und einer zentralen Excel-Datei. Das funktioniert, solange niemand unter Zeitdruck nachfragt. Genau dieser Fall tritt beim Rückruf, bei einer Behördenanfrage und beim Zertifizierungsaudit ein.

Die Tabelle zeigt den Kern des Problems: Die Daten sind vorhanden, aber nicht verknüpft. Die BVL-Empfehlung zur Rückverfolgbarkeit nennt als gängige maschinenlesbare Formate ausdrücklich xlsx- und csv-Dateien und stuft PDF oder Bilddateien als nur bedingt geeignet ein. Das Problem ist also nicht das Dateiformat, sondern die Zeit, die vergeht, bis eine vollständige und belastbare Tabelle vorliegt.

Was die Behörde konkret verlangt

Nach der BVL-Empfehlung sollten je Wareneingang und Warenausgang mindestens folgende Angaben vorgehalten werden: Name und Anschrift des Lieferanten beziehungsweise Empfängers, Produktbezeichnung, Menge, Chargen- oder Losnummer, Mindesthaltbarkeits- oder Verbrauchsdatum sowie Datum und gegebenenfalls Uhrzeit von Empfang oder Verkauf. Für Lebensmittel tierischen Ursprungs kommen die Angaben nach Art. 3 der DVO (EU) 931/2011 hinzu, darunter eine Bezugsnummer zur Identifizierung der Partie, Charge oder Sendung.

Was ein digitales System für Chargenrückverfolgung leisten muss

Nicht jede Software, die "Rückverfolgbarkeit" im Funktionsumfang nennt, deckt die Anforderungen eines zertifizierten Produktionsbetriebs ab. Prüfen Sie folgende Punkte:

• Chargengenealogie in beide Richtungen: Von jeder Endproduktcharge zu allen eingesetzten Rohwaren- und Verpackungschargen und umgekehrt, inklusive Rework und Zwischenprodukten.
• Erfassung am Prozessschritt: Verbrauch und Ausbeute werden dort gebucht, wo sie entstehen, nicht nachträglich im Büro. Nur so ist eine Massenbilanz belastbar.
• Loskennzeichnung beim Verpacken: IFS Food 8 verlangt in 4.18.4, dass die Loskennzeichnung unmittelbar beim Verpacken erfolgt und zwischengelagerte Ware bereits gekennzeichnet ist.
• Audit-Trail: Jede Änderung mit Benutzer, Zeitstempel und Vorher-Nachher-Wert. Überschreiben ohne Spur darf nicht möglich sein.
• Export für Behörden: Strukturierte Ausgabe je Charge als xlsx oder csv mit den oben genannten Mindestangaben.
• Aufbewahrung: Konfigurierbare Fristen. Die BVL-Empfehlung nennt fünf Jahre ab Herstellungs- oder Lieferdatum als Regelfall, IFS Food 8 fordert in 2.1.2.2 mindestens ein Jahr nach Ablauf der Haltbarkeit.
• Schnittstellen: Anbindung an ERP (Stammdaten, Aufträge), Waagen, Etikettendrucker und Sensorik, damit Chargendaten nicht doppelt gepflegt werden.
• Sperren und Freigaben: Wird eine Rohwarencharge gesperrt, müssen alle daraus entstandenen Produktchargen automatisch als betroffen markiert werden.

Der letzte Punkt entscheidet über den Nutzen im Ernstfall. Ein System, das nur Daten speichert, aber keine Konsequenzen auslöst, ist ein digitales Archiv, kein Rückverfolgungssystem.

Der Umstieg in sechs Schritten

1. Ist-Analyse: Wo entstehen Chargeninformationen heute?

Gehen Sie den Materialfluss physisch ab, vom Wareneingang bis zur Verladung. Notieren Sie an jedem Schritt: Welche Chargennummer wird erfasst, von wem, in welchem Medium, mit welcher Verzögerung? Typisches Ergebnis: Wareneingang und Versand sind im ERP sauber, die Produktion dazwischen ist eine Lücke von mehreren Stunden bis Tagen.

2. Stammdaten bereinigen

Digitale Rückverfolgung ist nur so gut wie die Artikel- und Lieferantenstammdaten. Doppelte Artikelnummern, fehlende Verpackungsmaterialien als eigene Artikel und uneinheitliche Chargenformate müssen vor dem Go-live bereinigt sein. Verpackungsmaterial mit Lebensmittelkontakt gehört nach IFS Food 8 (4.18.1) ausdrücklich in die Rückverfolgung.

3. Chargenlogik festlegen

Definieren Sie schriftlich: Was ist eine Charge in Ihrem Betrieb? Eine Schicht, ein Kessel, ein Auftrag, ein Tag? Je kleiner die Einheit, desto präziser die Eingrenzung im Rückruffall, aber desto höher der Erfassungsaufwand. Ein Betrieb mit Chargen auf Tagesbasis muss bei einem Rohwarenproblem oft die gesamte Tagesproduktion zurückrufen. Auf Kesselbasis ist es ein Bruchteil davon.

4. Pilot auf einer Linie

Starten Sie mit einer Linie, die überschaubar, aber repräsentativ ist. Ziel des Piloten: Ein vollständiger Rückverfolgbarkeitstest mit Massenbilanz innerhalb von vier Stunden, dokumentiert mit Zeitstempel. Erst wenn das gelingt, wird ausgerollt.

5. Parallelbetrieb und Schulung

Lassen Sie Excel vier bis acht Wochen parallel laufen und vergleichen Sie die Ergebnisse. Abweichungen zeigen entweder Erfassungslücken im neuen System oder, häufiger, Fehler, die in Excel bislang unentdeckt blieben. Schulen Sie die Mitarbeitenden an der Linie mit dem Gerät, das sie später nutzen werden.

6. Dokumentierter Rückverfolgbarkeitstest

Führen Sie vor dem nächsten Audit einen vollständigen Test durch: Vorwärts von einer Rohwarencharge zu allen Kunden, rückwärts von einem Endprodukt zu allen Rohwaren, jeweils mit Massenbilanz und gemessener Zeit. IFS Food 8 verlangt diesen Test in 4.18.2 mindestens einmal in zwölf Monaten sowie bei wesentlichen Änderungen. Der Systemwechsel ist eine solche Änderung.

Altdaten aus Excel übernehmen

Die Rückverfolgbarkeitsdaten der letzten Jahre müssen nach dem Umstieg weiterhin abrufbar sein, in der Regel für fünf Jahre nach der BVL-Empfehlung. Eine vollständige Migration aller Excel-Tabellen in das neue System ist selten sinnvoll, weil Altdaten meist nicht der neuen Chargenlogik entsprechen. Praktikabel ist ein Dreistufenmodell: Laufende und noch nicht abgelaufene Chargen werden zum Stichtag migriert und geprüft; ältere Daten bleiben als schreibgeschütztes Archiv mit Index nach Charge, Artikel und Lieferant erhalten; für die Übergangszeit wird schriftlich festgelegt, welches System für welchen Zeitraum die führende Quelle ist. Diese Festlegung gehört in die Verfahrensanweisung zur Rückverfolgbarkeit und wird beim nächsten Audit abgefragt.

Typische Fehler beim Umstieg

• Das ERP soll alles lösen: ERP-Systeme führen Chargen meist auf Buchungsebene, nicht auf Prozessebene. Die Lücke zwischen Wareneingangsbuchung und Fertigmeldung bleibt bestehen, wenn die Produktion nicht schrittweise erfasst.
• Rework wird vergessen: Rework-Chargen enthalten Rohwaren aus mehreren Ursprungschargen. Ohne eigene Chargenführung für Rework reißt die Kette.
• Sensorik ohne Chargenbezug: Temperaturdaten sind nur dann Rückverfolgungsdaten, wenn sie einer Charge und einem Prozessschritt zugeordnet sind.
• Kein Ausstiegsplan für Excel: Wenn Excel "zur Sicherheit" weiterläuft, pflegt niemand das neue System konsequent. Legen Sie ein festes Enddatum fest.

So messen Sie den Erfolg

Systeme wie RCX Food verankern die Chargenerfassung direkt im Workflow des jeweiligen Prozessschritts und verknüpfen sie mit CCP-Checks, Sperren und Freigaben. Das ist der eigentliche Unterschied zu Excel: Die Rückverfolgung entsteht als Nebenprodukt der Produktion und nicht als nachträgliche Rekonstruktion.

Fazit

Der Umstieg von Excel auf eine digitale Chargenrückverfolgung ist kein IT-Projekt, sondern ein Prozessprojekt. Entscheidend sind eine saubere Chargenlogik, die Erfassung am Prozessschritt und ein dokumentierter Test unter Zeitmessung. Wer die 24-Stunden-Frist des § 44 LFGB und die 4-Stunden-Vorgabe von IFS und BRCGS heute nur mit Mühe einhält, sollte den Umstieg vor dem nächsten Audit planen. Prüfen Sie als ersten Schritt, wie lange Ihr Betrieb aktuell für eine vollständige Rückverfolgung mit Massenbilanz benötigt, und messen Sie die Zeit.