IFS Logistics: Anforderungen an Temperaturführung, Dokumentation und Rückverfolgbarkeit

IFS Logistics Version 3 verlangt von Lager- und Transportdienstleistern ein dokumentiertes Produktsicherheitssystem auf Basis einer Gefahrenanalyse und Risikobewertung, die Einhaltung der Temperaturtoleranzen mit aufgezeichneten und manipulationssicheren Nachweisen (Anforderungen 4.12.1, 4.12.2, 5.3.2, 5.3.3), kalibrierte Messmittel (5.4) und ein Rückverfolgbarkeitssystem, das Waren jederzeit inklusive Menge identifiziert und mindestens jährlich getestet wird (4.4.1 bis 4.4.3). Sechs KO-Anforderungen entscheiden über Bestehen oder Nichtbestehen; ab 75 Prozent wird das Zertifikat auf Basisniveau, ab 95 Prozent auf Höherem Niveau erteilt. Dieser Beitrag ordnet die Anforderungen für Temperaturführung, Dokumentation und Rückverfolgbarkeit ein.

Aufbau und Geltung von IFS Logistics 3

IFS Logistics richtet sich an Unternehmen, die Lebensmittel und Non-Food-Produkte lagern, transportieren oder umschlagen, ohne sie zu verarbeiten. Version 3 ist seit dem 1. Dezember 2024 für alle Audits verbindlich und ersetzt Version 2.3. Wesentliche Eckdaten:

Werksverkehre von Lebensmittelherstellern sind in der Regel bereits über IFS Food abgedeckt. IFS Logistics wird relevant, wenn Logistikaktivitäten an einem eigenen Standort erbracht oder für Dritte angeboten werden.

Die sechs KO-Anforderungen

KO-Anforderungen werden nur mit A, B oder D bewertet. Ein D führt zum Nichtbestehen, ein B verlangt dokumentierte Korrekturen und Korrekturmaßnahmen im Maßnahmenplan.

1. 1.2.1 Die Unternehmensleitung stellt sicher, dass die Mitarbeiter ihre Verantwortung für Produktsicherheit und Qualität kennen.
2. 2.2.1.1 Grundlage des Produktsicherheitsmanagements ist ein vollständig umgesetztes, systematisches und dokumentiertes Risikomanagementsystem (Gefahrenanalyse und Risikobewertung nach HACCP-Grundsätzen).
3. 2.2.3.6 Für jeden CCP existiert ein Monitoringsystem mit Methode, Häufigkeit und Aufzeichnung, das jeden Kontrollverlust erkennt.
4. 4.1.3 Kundenvereinbarungen zu Produkt, Prozess, Logistikdienstleistung und Verpackung werden eingehalten.
5. 5.1.1 Interne Audits decken alle Anforderungen des Standards ab.
6. 5.9.2 Korrekturmaßnahmen werden formuliert, dokumentiert und schnellstmöglich umgesetzt, mit Verantwortlichkeit und Frist.

Für die Kühllogistik sind 2.2.3.6 und 4.1.3 die kritischen Punkte: Wird die Transporttemperatur als CCP geführt, muss das Monitoring lückenlos belegt sein; und die mit dem Kunden vereinbarte Temperatur ist eine Kundenvereinbarung im Sinne von 4.1.3, deren Verletzung KO-relevant sein kann.

Anforderungen an die Temperaturführung

IFS Logistics 3 schreibt keine Grenzwerte vor. Die Temperaturen ergeben sich aus dem Gesetz (VO (EG) 853/2004, TLMV) und aus den Kundenvereinbarungen. Der Standard regelt, wie die Einhaltung sichergestellt und nachgewiesen wird:

Auditoren prüfen diese Anforderungen entlang einer konkreten Sendung: Vorkühlnachweis, Temperaturverlauf der Fahrt, Alarm und Reaktion, Kalibrierstatus des Fühlers. Fehlt eines dieser Glieder, wird die Anforderung mit B oder C bewertet.

Anforderungen an Aufzeichnungen und Dokumentation

Kapitel 2.1.2 regelt, wie Aufzeichnungen beschaffen sein müssen:

• 2.1.2.1: Aufzeichnungen sind lesbar, korrekt ausgefüllt und authentisch. Eine nachträgliche Manipulation muss ausgeschlossen sein. Bei elektronischer Dokumentation stellt ein System sicher, dass nur autorisiertes Personal Aufzeichnungen erstellen oder ändern kann.
• 2.1.2.2: Aufbewahrung nach gesetzlichen und Kundenanforderungen; ohne solche Vorgaben für Lebensmittel mindestens ein Jahr nach Ablauf der Haltbarkeit, für Non-Food mindestens ein Jahr. Aufzeichnungen sind sicher gelagert und leicht zugänglich.

Für Temperaturdaten bedeutet das: Handschriftliche Listen ohne Unterschrift und Zeitangabe, nachträglich ergänzte Werte oder Logger-Dateien, die jeder bearbeiten kann, erfüllen 2.1.2.1 nicht. Ein Temperaturschreiber-Ausdruck erfüllt die Anforderung, muss aber der Sendung zugeordnet und ein Jahr nach Ablauf der Haltbarkeit auffindbar sein.

Hinzu kommen die Aufzeichnungen zum HACCP-System (2.2.3), zu Wareneingang und Warenausgang (4.11.1: Prüfung angelieferter Waren nach risikobasiertem Plan, Ergebnisse dokumentiert), zu Wartung (4.13.1) und zu Reinigung (4.8).

Anforderungen an die Rückverfolgbarkeit

Die gesetzliche Grundlage ist Art. 18 VO (EG) 178/2002: Jeder Lebensmittelunternehmer muss feststellen können, von wem er Ware erhalten und an wen er sie geliefert hat, und diese Informationen der Behörde auf Verlangen mitteilen. In Deutschland verlangt § 44 Abs. 3 LFGB die Bereitstellung spätestens 24 Stunden nach Aufforderung in strukturierter, maschinenlesbarer Form. Für Lebensmittel tierischen Ursprungs schreibt die Durchführungsverordnung (EU) Nr. 931/2011 zusätzlich Produktbeschreibung, Menge, Name und Anschrift von Versender und Empfänger sowie eine Referenz zur Identifizierung der Partie, Charge oder Sendung vor. Der BVL-Leitfaden stellt klar, dass auch Kühllagerbetreiber und Transportunternehmen unter diese Pflicht fallen.

IFS Logistics 3 geht in Kapitel 4.4 darüber hinaus:

• 4.4.1: Ein dokumentiertes Rückverfolgbarkeitssystem ermöglicht die Identifizierung von Waren einschließlich Massenbilanz und Menge innerhalb der definierten Logistikkette zu jeder Zeit, sowie die eindeutige Identifizierung jeder Person und jedes Logistikunternehmens, von dem Waren empfangen und an das sie geliefert wurden.
• 4.4.2: Ein aktuelles Verzeichnis aller Kunden und der unter Kontrolle stehenden Kundenwaren wird geführt; im Lager sind Produkte einem Kunden zuzuordnen.
• 4.4.3: Das System einschließlich Massenbilanz wird mindestens einmal in zwölf Monaten oder bei wesentlichen Änderungen getestet. Die Ergebnisse einschließlich des Zeitrahmens für die Beschaffung der Informationen werden aufgezeichnet. Die Zielvorgabe für den Zeitrahmen entspricht den Kundenanforderungen, wenn diese weniger als vier Stunden verlangen.

Im Audit führt der Auditor selbst einen Rückverfolgbarkeitstest an einer ausgewählten Produktprobe durch. Geprüft wird nicht nur, ob Lieferant und Empfänger bekannt sind, sondern ob der Temperaturverlauf, das Fahrzeug, der Fahrer und die Übergabezeitpunkte zur Sendung vorliegen. Eng verknüpft ist 5.7: Ein Verfahren für Rückrufe und Rücknahmen ist dokumentiert (5.7.1) und wird innerhalb von zwölf Monaten geplant und spätestens nach 15 Monaten getestet (5.7.2).

Umgang mit Abweichungen

Kapitel 5.8 und 5.9 legen fest, was bei einer Temperaturabweichung zu geschehen hat:

• 5.8.1: Verfahren für nichtkonforme Produkte mit Verantwortlichkeiten, Isolation und Quarantäne (Sperren/Halten), Risikobewertung und Kennzeichnung.
• 5.8.3: Bei erkannten nichtkonformen Produkten werden schnellstmöglich Maßnahmen ergriffen.
• 5.9.1: Verfahren für Korrekturen und Korrekturmaßnahmen mit Ursachenanalyse, zumindest bei Abweichungen mit Bezug zu Produktsicherheit, Legalität, Authentizität oder bei Wiederholung.
• 5.9.2 (KO): Korrekturmaßnahmen werden formuliert, dokumentiert und schnellstmöglich umgesetzt; Verantwortlichkeiten und Fristen sind definiert.
• 5.9.3: Die Wirksamkeit wird bewertet und dokumentiert.

Ein Temperaturalarm ohne dokumentierte Bewertung, Entscheidung und Korrekturmaßnahme ist deshalb nicht nur eine Lücke bei 4.12.2, sondern kann die KO-Anforderung 5.9.2 berühren.

Auditvorbereitung: Was Auditoren an einer Sendung sehen wollen

Der Auditpfad in IFS Logistics 3 folgt der Ware durch den Betrieb. Eine belastbare Vorbereitung stellt für beliebige Sendungen der letzten Monate innerhalb kurzer Zeit bereit:

1. Kundenvereinbarung mit Solltemperatur und Toleranz (4.1.3)
2. Wareneingangsprüfung mit Produkttemperatur und Fahrzeugkennzeichen (4.11.1)
3. Vorkühlnachweis des Fahrzeugs (4.12.1)
4. Temperaturverlauf der Fahrt mit Datum, Uhrzeit, Fühlerkennung (5.3.3)
5. Kalibrierstatus des Fühlers (5.4.1)
6. Alarme, Bewertung, Entscheidung, Korrekturmaßnahme (5.8.1, 5.9.2)
7. Lieferant, Empfänger, Menge, Chargenreferenz (4.4.1)
8. Nachweis des letzten Rückverfolgbarkeitstests mit Zeitrahmen (4.4.3)

Betriebe, die diese Kette manuell aus Loggerdateien, Lieferscheinen und Tourenlisten zusammensetzen, erreichen die Vier-Stunden-Vorgabe vieler Handelskunden selten. Softwaregestützte Systeme, die Tourenplanung, Temperaturüberwachung und Sendungsdaten in einem Datensatz führen, wie RCX Logistik, erzeugen den Nachweis je Sendung automatisch und reduzieren die Vorbereitungszeit auf die Prüfung der Inhalte.

Häufige Abweichungen im IFS Logistics Audit

• Temperaturaufzeichnungen ohne Zuordnung zu Fahrzeug, Tour oder Sendung
• Vorkühlung nicht dokumentiert (4.12.1)
• Kalibrierintervalle überschritten oder Messmittel nicht erfasst (5.4.1)
• Rückverfolgbarkeitstest ohne Aufzeichnung des Zeitrahmens oder ohne Massenbilanz (4.4.3)
• Subunternehmer ohne Zertifikat und ohne vertragliche Festlegung der Temperaturkontrolle (4.2.3.1)
• Alarme ohne dokumentierte Ursachenanalyse und Korrekturmaßnahme (5.9.1, 5.9.2)
• Aufzeichnungen elektronisch, aber ohne Schutz vor Veränderung (2.1.2.1)

Wer diese sieben Punkte vor dem Audit schließt, deckt den größten Teil der temperaturbezogenen Anforderungen von IFS Logistics 3 ab. Der nächste Schritt ist, die Nachweise so zu erzeugen, dass sie ohne manuelle Nacharbeit entstehen und auch im unangekündigten Audit sofort verfügbar sind.