BRCGS Food Issue 9: Anforderungen an Dokumentation, Rückverfolgbarkeit und Food Safety Culture

BRCGS Food Safety Issue 9 gilt seit dem 1. Februar 2023 für alle Audits und verschärft drei Bereiche, die direkt von der Qualität der Dokumentation abhängen: den Food Safety Culture Plan nach Klausel 1.1.2, die Rückverfolgbarkeit nach Abschnitt 3.9 mit Vier-Stunden-Vorgabe und Massenbilanz sowie die Ursachenanalyse bei Korrekturmaßnahmen nach 3.7. Wer für den deutschen und britischen Handel produziert, muss diese Anforderungen meist parallel zu IFS Food 8 erfüllen. Dieser Artikel erklärt die Anforderungen, das Grading und die Unterschiede zu IFS.

Eckdaten zu Issue 9

Eine Critical-Abweichung bei einer Grundanforderung oder eine Major-Abweichung bei der Erfüllung einer Grundanforderung insgesamt führt zur Nichtzertifizierung. Die Grundanforderungen sind deshalb der Maßstab für die Vorbereitung.

Food Safety Culture: Klausel 1.1.2

Issue 9 verlangt einen dokumentierten Plan zur Entwicklung und kontinuierlichen Verbesserung der Lebensmittelsicherheits- und Qualitätskultur. Der Plan muss enthalten:

• definierte Aktivitäten für alle Bereiche des Standorts, die Einfluss auf die Produktsicherheit haben
• einen Aktionsplan mit Angabe, wie die Aktivitäten durchgeführt und gemessen werden, mit Zeitrahmen
• eine Überprüfung der Wirksamkeit abgeschlossener Aktivitäten
• eine Überprüfung und Aktualisierung mindestens einmal jährlich

Auditoren prüfen nicht nur das Dokument, sondern sprechen mit Mitarbeitenden an der Linie: Kennen sie die Prioritäten, melden sie Abweichungen, erhalten sie Feedback? Die Anforderung hat eine gesetzliche Entsprechung: Seit dem 24. März 2021 verlangt Anhang II Kapitel XIa der VO (EG) 852/2004, eingefügt durch VO (EU) 2021/382, von allen Lebensmittelunternehmern eine Lebensmittelsicherheitskultur mit Verpflichtung der Führung, Schulung, Kommunikation und Leistungsmessung.

Belastbare Messgrößen für den Plan sind unter anderem: Anzahl gemeldeter Beinahe-Vorfälle je Monat, Schulungsquote je Bereich, Anteil fristgerecht abgeschlossener Korrekturmaßnahmen, Ergebnisse interner Hygienerundgänge und Zeit bis zur Bearbeitung gemeldeter Abweichungen.

Dokumentation und Aufzeichnungen: Abschnitt 3

Abschnitt 3 ist der Kern des Managementsystems. Die wichtigsten Anforderungen für die Dokumentation:

• 3.1 Handbuch: Dokumentierte Verfahren und Arbeitsanweisungen, verfügbar für die betroffenen Mitarbeitenden.
• 3.2 Dokumentenlenkung: Gültige Versionen, Änderungshistorie, Ersatz veralteter Dokumente.
• 3.3 Aufzeichnungen: Lesbar, echt, ordnungsgemäß autorisiert und für einen Zeitraum aufbewahrt, der Haltbarkeit und rechtliche sowie Kundenanforderungen berücksichtigt. Änderungen an Aufzeichnungen müssen autorisiert und nachvollziehbar sein.
• 3.4 Interne Audits (Grundanforderung): Geplantes Programm über das Jahr verteilt, mindestens vier verschiedene Termine, dokumentierte Ergebnisse mit Nachweisen für Konformität und Abweichung.
• 3.7 Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen (Grundanforderung): Issue 9 konkretisiert die Ursachenanalyse. Für jede Abweichung ist die Ursache zu ermitteln, die Maßnahme mit Verantwortlichem und Termin zu dokumentieren und die Wirksamkeit zu prüfen.

Die Formulierung "echt" in 3.3 zielt auf nachträglich veränderte oder vordatierte Aufzeichnungen. Ein Audit-Trail mit Benutzer, Zeitstempel und Vorher-Nachher-Wert ist der einfachste Weg, diese Anforderung nachzuweisen; Papierprotokolle mit Korrekturflüssigkeit oder überschriebene Excel-Zellen sind ein typischer Grund für Minor-Abweichungen.

Rückverfolgbarkeit: Abschnitt 3.9

Rückverfolgbarkeit ist eine Grundanforderung. Issue 9 verlangt:

Die Massenbilanz ist der Teil, an dem Tests in der Praxis am häufigsten scheitern. Sie stellt die eingesetzte Rohwarenmenge der Summe aus Endprodukten, Zwischenprodukten, Rework, Rückstellmustern, Ausschuss und Verlusten gegenüber. Abweichungen sind zulässig, wenn sie erklärt werden können, etwa durch Prozessverluste beim Garen oder Abfüllen; unerklärte Differenzen deuten auf Erfassungslücken hin. Voraussetzung ist, dass Verbrauch und Ausbeute je Prozessschritt gebucht werden und nicht nur am Auftragsende.

Gesetzliche Basis ist Art. 18 der VO (EG) 178/2002; in Deutschland kommt die 24-Stunden-Frist nach § 44 Abs. 3 LFGB für die elektronische Übermittlung an die Behörde hinzu. Die Vier-Stunden-Vorgabe von BRCGS entspricht der Anforderung 4.18.3 in IFS Food 8, sodass ein Test beide Standards abdeckt, wenn er Massenbilanz und Zeitmessung dokumentiert.

Vorfälle, Rücknahme und Rückruf: Abschnitt 3.11

Issue 9 verlangt ein dokumentiertes Verfahren für Vorfälle, Produktrücknahme und Rückruf mit Krisenteam, Kontaktlisten (Behörden, Kunden, Labore, Zertifizierungsstelle), Entscheidungsprozess und Kommunikationsplan. Das Verfahren muss mindestens jährlich getestet werden; das Testergebnis ist auszuwerten und der Plan bei Bedarf anzupassen. Nach einem tatsächlichen Rückruf ist die Zertifizierungsstelle innerhalb von drei Werktagen zu informieren.

Der Test sollte an den Rückverfolgbarkeitstest gekoppelt werden: Eine fiktiv gesperrte Rohwarencharge wird vorwärts zu allen Kunden verfolgt, die Kontaktdaten werden tatsächlich geprüft, und die Zeit bis zur vollständigen Abnehmerliste wird gemessen. Auditoren fragen nach dem Protokoll, nach den daraus abgeleiteten Maßnahmen und danach, ob die Erkenntnisse in den Plan eingeflossen sind.

Typische Abweichungen im Audit

Aus den Anforderungen der Abschnitte 1, 3 und 6 ergeben sich wiederkehrende Minor- und Major-Abweichungen, die sich mit sauberer Nachweisführung vermeiden lassen:

• Kulturplan vorhanden, aber ohne Messgrößen oder ohne dokumentierte Wirksamkeitsprüfung (1.1.2)
• Aufzeichnungen nachträglich geändert, ohne Autorisierung und ohne erkennbaren Ursprungswert (3.3)
• Korrekturmaßnahme abgeschlossen, aber Ursache nicht ermittelt oder Wirksamkeit nicht bewertet (3.7)
• Rückverfolgbarkeitstest ohne Massenbilanz oder ohne Zeitangabe, Primärverpackung nicht einbezogen (3.9)
• Rückruftest als Schreibtischübung ohne Prüfung der Erreichbarkeit (3.11)
• CCP-Aufzeichnungen mit Lücken in Schichtwechseln oder ohne Gegenzeichnung (6.1)

BRCGS Issue 9 und IFS Food 8 im Vergleich

Für Betriebe, die beide Zertifikate halten, bietet sich ein integriertes System an: Ein Rückverfolgbarkeitstest, ein Rückruftest, ein CAPA-Prozess und ein Audit-Trail decken beide Standards ab, wenn die jeweils strengere Vorgabe als Maßstab gilt.

Umsetzung: Was digitale Systeme beitragen

Die Anforderungen aus 1.1.2, 3.3, 3.7 und 3.9 haben eine Gemeinsamkeit: Sie verlangen Nachweise, die im laufenden Betrieb entstehen, nicht nachträglich rekonstruiert werden. Digitale Workflows, die Prüfungen erzwingen, Abweichungen automatisch als Korrekturmaßnahme anlegen und jede Änderung im Audit-Trail festhalten, erfüllen genau das. Lösungen wie RCX Food verknüpfen dabei Chargenrückverfolgung, CCP-Checks mit Sperren und CAPA in einem System, sodass der Vier-Stunden-Test und die Ursachenanalyse aus denselben Daten gespeist werden.

Praktische Reihenfolge für die Umsetzung:

1. Grundanforderungen mit dem letzten Auditbericht abgleichen und Minor-Häufungen identifizieren.
2. Rückverfolgbarkeitstest mit Zeitmessung und Massenbilanz durchführen; Lücken bei Rework und Primärverpackung schließen.
3. CAPA-Prozess auf Ursachenanalyse und Wirksamkeitsprüfung prüfen.
4. Food Safety Culture Plan mit maximal fünf messbaren Kennzahlen aufsetzen und quartalsweise auswerten.
5. Internes Auditprogramm auf mindestens vier Termine im Jahr verteilen.

Fazit

BRCGS Issue 9 verschiebt den Schwerpunkt von der Existenz eines Dokuments zur nachweisbaren Wirksamkeit: Kulturplan mit Messgrößen, Rückverfolgbarkeit in vier Stunden mit Massenbilanz, Korrekturmaßnahmen mit Ursachenanalyse. Wer diese drei Bereiche mit zeitgestempelten Aufzeichnungen unterlegt, deckt gleichzeitig die entsprechenden KO-Anforderungen von IFS Food 8 ab. Prüfen Sie als nächsten Schritt, ob Ihr letzter Rückverfolgbarkeitstest Zeit und Massenbilanz dokumentiert hat.