IFS Food Version 8: Audit-Vorbereitung mit digitaler Dokumentation

Die Vorbereitung auf ein IFS Food Audit nach Version 8 konzentriert sich auf drei Dinge: die zehn KO-Anforderungen, die lückenlose Nachweisführung für CCP-Überwachung, Rückverfolgbarkeit und Korrekturmaßnahmen sowie die Fristen, die der Standard seit Version 8 auf zwölf Monate Planung und maximal 15 Monate Ausführung festlegt. Version 8 ist seit dem 1. Januar 2024 für alle Audits verbindlich. Dieser Artikel erklärt das Bewertungssystem, listet die KO-Anforderungen mit den erwarteten Nachweisen und gibt einen 90-Tage-Plan, der digitale Dokumentation gezielt nutzt.

Was sich mit Version 8 geändert hat

IFS Food Version 8 wurde im April 2023 veröffentlicht; der HACCP-Plan muss den Grundsätzen des Codex Alimentarius folgen (2.2.1.1). Die wichtigsten Änderungen gegenüber Version 7:

• Struktur: Der Anforderungskatalog (Teil 2) hat fünf Kapitel: 1 Unternehmensführung und -verpflichtung, 2 Lebensmittelsicherheits- und Qualitätsmanagementsystem, 3 Ressourcenmanagement, 4 Operative Abläufe, 5 Messungen, Analysen, Verbesserungen. Lebensmittelbetrug (4.20) und Produktschutz/Food Defence (4.21) sind in Kapitel 4 integriert.
• B-Bewertung: Ein B gilt wieder als Abweichung und wird mit 15 Punkten bewertet. Für KO-Anforderungen ist ein B möglich, bringt aber 0 Punkte; ein C ist bei KO-Anforderungen nicht mehr möglich.
• Fristen: Überprüfung durch die Unternehmensleitung, interne Audits und Rückruftest werden innerhalb von zwölf Monaten geplant; die Ausführung darf 15 Monate nicht überschreiten.
• Lebensmittelsicherheitskultur: Die Unternehmenspolitik (1.1.1) muss Ziele zur Lebensmittelsicherheitskultur enthalten, mindestens zu Kommunikation der Politik, Schulungen, Mitarbeiterfeedback und Leistungsmessung.
• Star-Status: Unangekündigte Audits werden auf dem Zertifikat mit einem Stern hervorgehoben.
• Meldung an die Zertifizierungsstelle: Produktrückrufe, behördlich angeordnete Rücknahmen aus Gründen der Lebensmittelsicherheit oder des Lebensmittelbetrugs sowie Behördenbesuche mit verpflichtenden Maßnahmen sind der Zertifizierungsstelle innerhalb von drei Werktagen zu melden.

Angekündigt oder unangekündigt?

Erst- und Rezertifizierungsaudits können angekündigt oder unangekündigt durchgeführt werden; die Entscheidung trifft der Standort vor der Planung. Die unangekündigte Option ist freiwillig, wird aber von einigen Handelskunden erwartet und auf dem Zertifikat mit dem Star-Status sichtbar gemacht. Für die Vorbereitung bedeutet sie: Der Betrieb muss jederzeit auditfähig sein. Das ist mit nachträglich zusammengestellten Ordnern kaum zu leisten, mit einem System, aus dem Aufzeichnungen und Tests jederzeit abrufbar sind, dagegen der Normalzustand.

Das Bewertungssystem

Das Zertifikat wird auf Basisniveau bei einer Gesamtpunktzahl von mindestens 75 Prozent ausgestellt, auf Höherem Niveau bei mindestens 95 Prozent. Nach einem Major und bestandenem Ergänzungsaudit wird das Zertifikat nur auf Basisniveau ausgestellt, selbst wenn die Gesamtpunktzahl 95 Prozent oder mehr beträgt. Das Ergänzungsaudit muss frühestens sechs Wochen und spätestens sechs Monate nach dem Hauptaudit stattfinden.

Die zehn KO-Anforderungen und ihre Nachweise

Sechs der zehn KO-Anforderungen (2, 4, 5, 7, 8, 10) sind reine Dokumentations- und Nachweisanforderungen. Genau hier entscheidet sich, ob ein Audit an fehlenden Unterschriften, überschriebenen Werten oder nicht auffindbaren Protokollen scheitert.

Wie der Auditor KO 7 prüft

Der Auditbericht sieht für 4.18.1 einen Rückverfolgbarkeitstest vor, der auf Veranlassung des Auditors während des Audits durchgeführt wird. Dokumentiert werden Ursprung der Produktprobe, ob sie vom Auditor vor Ort ausgewählt wurde, und das Ergebnis. Der Auditor greift also ein Endprodukt aus dem Lager oder vom Markt heraus und erwartet die Rückverfolgung bis zu den Rohwarenlieferanten und vorwärts zu den Kunden, mit Mengen. Betriebe, die diesen Fall nur einmal jährlich üben, unterschätzen den Zeitdruck; Betriebe, die ihn aus dem laufenden System abfragen können, erledigen ihn in Minuten.

Lebensmittelsicherheitskultur im Gespräch

Die Ziele zur Lebensmittelsicherheitskultur aus 1.1.1 werden nicht nur am Dokument geprüft. Auditoren sprechen mit Mitarbeitenden an der Linie und fragen, ob sie die Politik kennen, wie sie Abweichungen melden und ob sie Rückmeldung erhalten. Die Managementbewertung (1.3.1) muss die Ziele und die Politik einschließlich der Kulturelemente überprüfen; auch dafür gilt die Frist von zwölf Monaten Planung und maximal 15 Monaten Ausführung. Belastbare Kennzahlen sind Schulungsquote, Anzahl gemeldeter Abweichungen je Bereich und Anteil fristgerecht geschlossener Korrekturmaßnahmen.

Audit-Vorbereitung in 90 Tagen

Tag 90 bis 60: Lücken identifizieren

• Vollständiges internes Audit über alle Anforderungen der IFS-Checkliste durchführen oder das letzte Audit auswerten. 5.1.1 verlangt, dass mindestens alle Anforderungen des Standards auditiert werden.
• Maßnahmenplan aus dem letzten IFS-Audit prüfen: Jede Abweichung muss mit Nachweis geschlossen sein. Der Auditor bewertet die Umsetzung und Wirksamkeit der Korrekturen aus dem Vorjahr.
• Fristen prüfen: Liegen Management-Review, interne Audits und Rückruftest innerhalb der 12/15-Monats-Fenster?

Tag 60 bis 30: Nachweise herstellen

• Rückverfolgbarkeitstest nach 4.18.2 durchführen: vorwärts und rückwärts, mit Massenbilanz, Zeitmessung und Protokoll. Ziel nach 4.18.3: unter vier Stunden.
• Rückruftest nach 5.9.2 durchführen, der den gesamten Prozess abdeckt, inklusive Erreichbarkeit von Behörde und Kunden.
• CCP-Aufzeichnungen der letzten zwölf Monate stichprobenartig prüfen: Lücken, fehlende Gegenzeichnungen, nicht dokumentierte Abweichungen.
• Spezifikationen und Kundenvereinbarungen auf Aktualität prüfen.

Tag 30 bis 0: Auditfähigkeit sichern

• Dokumentenlenkung prüfen: Sind alle Verfahrensanweisungen in gültiger Version am Arbeitsplatz verfügbar (2.1.1.3)?
• Aufbewahrung prüfen: Aufzeichnungen mindestens ein Jahr über die Haltbarkeit hinaus (2.1.2.2), sicher gelagert und leicht zugänglich (2.1.2.3).
• Mitarbeiter an der Linie auf Auditfragen vorbereiten: Welche CCPs gibt es, was tun bei Grenzwertüberschreitung, wo wird dokumentiert?
• Betriebsrundgang mit Blick des Auditors: Fremdkörperquellen, Allergentrennung, Kennzeichnung von Zwischenprodukten (4.18.4).

Digitale Dokumentation: Was sie im Audit leisten muss

IFS Food 8 stellt physische und digitale Dokumentation gleich (2.1.1.2). Digitale Systeme sind kein Selbstzweck, aber sie lösen die drei häufigsten Ursachen für Abweichungen:

1. Fehlende oder unvollständige CCP-Aufzeichnungen (KO 2): Ein digitaler CCP-Check erzwingt die Eingabe von Messwert, Zeit und Person, vergleicht gegen den Grenzwert und sperrt bei Überschreitung die Charge, bis eine Freigabe erfolgt. Der Auditor sieht die vollständige Historie ohne Lücken.
2. Zu langsame Rückverfolgung (KO 7): Wenn Chargen an jedem Prozessschritt digital verbucht werden, dauert die Vor- und Rückwärtsverfolgung Minuten statt Stunden. Das Testprotokoll mit Zeitstempel entsteht automatisch.
3. Offene Korrekturmaßnahmen (KO 10): Eine CAPA-Liste mit Fälligkeiten, Verantwortlichen, Eskalation und Wirksamkeitsprüfung stellt sicher, dass keine Maßnahme unbemerkt offen bleibt.

Ein Audit-Trail, der jede Änderung mit Benutzer, Zeitstempel und Vorher-Nachher-Wert festhält, ist außerdem der einzige belastbare Nachweis gegen den Verdacht nachträglich angepasster Aufzeichnungen. Plattformen wie RCX Food verankern CCP-Checks, Sperren, Freigaben, Eskalation und Audit-Trail direkt im Produktionsworkflow, sodass die Nachweise für KO 2, 7 und 10 aus dem laufenden Betrieb entstehen.

Checkliste für den Audittag

• Auditplan und Vorjahresbericht mit Maßnahmenplan griffbereit
• HACCP-Plan mit Fließdiagrammen, aktuell und vor Ort verifiziert
• Rückverfolgbarkeitstest und Rückruftest der letzten zwölf Monate mit Protokollen
• Zugriff auf alle Aufzeichnungen der letzten zwölf Monate, digital oder physisch, innerhalb von Minuten
• Liste aller Spezifikationen und Kundenvereinbarungen mit Versionsstand
• Interne Auditberichte und Management-Review mit Ergebnissen zur Lebensmittelsicherheitskultur
• Schulungsmatrix für CCP-Überwachung und Hygiene
• Ansprechpartner für jeden Bereich benannt und anwesend

Fazit

Ein IFS Food 8 Audit wird selten an fehlendem Fachwissen verloren, sondern an fehlenden Nachweisen. Wer die zehn KO-Anforderungen mit belastbaren, zeitgestempelten Aufzeichnungen unterlegt, die Fristen von zwölf und 15 Monaten einhält und den Rückverfolgbarkeitstest unter vier Stunden dokumentiert, geht mit einer soliden Ausgangslage ins Audit. Beginnen Sie 90 Tage vorher mit dem internen Audit und messen Sie beim Rückverfolgbarkeitstest die Zeit.