PPWR-Checkliste für Lebensmittelhersteller: 12 Schritte zur Konformität

Die Verordnung (EU) 2025/40 (PPWR) gilt seit dem 12. August 2026 unmittelbar in allen Mitgliedstaaten und verpflichtet Lebensmittelhersteller als Erzeuger verpackter Produkte zu Stoffkonformität, Konformitätsbewertung, EU-Konformitätserklärung und EPR-Registrierung je Land. Bis 2030 kommen Recyclingfähigkeitsklassen, Rezyklatquoten, Leerraumgrenzen, Kennzeichnung und Mehrwegquoten hinzu. Die folgende Checkliste ordnet die zwölf notwendigen Schritte mit Rechtsgrundlage, Frist und dem Nachweis, den ein Auditor oder eine Marktüberwachungsbehörde sehen will.

Die 12 Schritte im Überblick

Schritt 1: Verpackungsportfolio erfassen

Grundlage jeder weiteren Pflicht ist die Verpackungseinheit nach Art. 3 Abs. 1: eine Einheit mit integrierten oder separaten Bestandteilen, die insgesamt eine Verpackungsfunktion erfüllt. Erfassen Sie je Artikel die Verkaufsverpackung, die Umverpackung und die Transportverpackung getrennt, jeweils mit allen Komponenten (Becher, Deckelfolie, Banderole, Etikett, Tray, Schrumpffolie, Palette), dem vorherrschenden Material, der Kategorie nach Anhang II Tabelle 1, den Abmessungen und den Mitgliedstaaten, in denen die Verpackung bereitgestellt wird. Ein Lebensmittelhersteller mit 400 Artikeln hat schnell 1.500 Verpackungseinheiten mit 5.000 Komponenten. Ohne strukturiertes Datenmodell sind die Schritte 4 bis 11 nicht belastbar.

Schritt 2: Rollen und Verantwortliche festlegen

Die PPWR unterscheidet den Erzeuger (Art. 3 Abs. 1: wer Verpackungen oder ein verpacktes Produkt herstellt oder unter eigener Marke herstellen lässt), den Importeur, den Vertreiber und den Hersteller im EPR-Sinn (wer Verpackungen oder verpackte Produkte erstmals in einem Mitgliedstaat bereitstellt). Ein Lebensmittelhersteller ist für sein verpacktes Produkt Erzeuger und in jedem Belieferungsland Hersteller. Bei Handelsmarken ist zu klären, ob der Händler als Erzeuger gilt, weil die Verpackung unter seiner Marke entwickelt wird. Legen Sie intern fest, wer die Konformitätsbewertung verantwortet (typischerweise QM oder Regulatory Affairs), wer die Verpackungsentwicklung liefert und wer die EPR-Meldungen abgibt.

Schritt 3: Lieferantendaten einholen

Art. 16 verpflichtet Lieferanten von Verpackungen und Verpackungsmaterialien, dem Erzeuger alle Informationen und Unterlagen auszuhändigen, die er für den Konformitätsnachweis braucht, einschließlich der technischen Dokumentation nach Anhang VII, in einer leicht verständlichen Sprache und auf Papier oder elektronisch. Für kontaktempfindliche Verpackungen gehören auch die Unterlagen nach Lebensmittelkontaktrecht dazu (Art. 16 Abs. 2). Fordern Sie je Komponente an: Materialzusammensetzung, Stoffangaben einschließlich PFAS und Schwermetalle, Rezyklatanteil mit Herkunftsnachweis, Konformitätserklärung nach Verordnung (EG) Nr. 1935/2004 und die Recyclingfähigkeitsbewertung des Lieferanten. Ein Lieferantenportal ohne Login-Zwang senkt die Hürde für kleine Lieferanten erheblich.

Schritt 4: Stoffkonformität prüfen

Seit dem 12. August 2026 dürfen Lebensmittelkontaktverpackungen nach Art. 5 Abs. 5 nicht mehr in Verkehr gebracht werden, wenn sie PFAS ab 25 ppb je Einzelsubstanz, 250 ppb in der Summe oder 50 ppm Gesamtfluor enthalten. Für alle Verpackungen gilt nach Abs. 4 eine Summengrenze von 100 mg/kg für Blei, Cadmium, Quecksilber und sechswertiges Chrom. Der Nachweis gehört nach Abs. 6 in die technische Dokumentation. Kritisch sind fettabweisende Papiere und Kartons, Backpapiere und beschichtete Faserformschalen. Überschreitet der Gesamtfluorgehalt 50 mg/kg, muss der Lieferant auf Verlangen nachweisen, welcher Anteil PFAS und welcher Nicht-PFAS ist.

Schritt 5: Recyclingfähigkeit bewerten

Nach Art. 6 dürfen ab dem 1. Januar 2030 (oder 24 Monate nach Inkrafttreten der delegierten Rechtsakte) nur noch Verpackungen der Leistungsstufen A, B oder C in Verkehr gebracht werden; ab 2038 nur noch A und B; ab 2035 kommt der Nachweis des Recyclings in großem Maßstab hinzu. Bewerten Sie jede Verpackungseinheit anhand der Parameter in Anhang II Tabelle 4 (Farben, Etiketten, Sleeves, Verschlüsse, Klebstoffe, Barrieren, Druckfarben, Entleerbarkeit). Flexible Mehrstoffverbunde (Kategorie 18) sind der größte Risikoblock im Lebensmittelbereich. Ausgenommen sind unter anderem kontaktempfindliche Verpackungen für Säuglingsnahrung und Lebensmittel für besondere medizinische Zwecke (Art. 6 Abs. 11).

Schritt 6: Rezyklatanteil planen und nachweisen

Art. 7 verlangt ab 2030 für jeden Kunststoffanteil 30 % Post-Consumer-Rezyklat bei kontaktempfindlichen PET-Verpackungen, 10 % bei kontaktempfindlichen Verpackungen aus anderen Kunststoffen, 30 % bei Einweggetränkeflaschen und 35 % bei sonstigen Kunststoffverpackungen; ab 2040 gelten 50, 25, 65 und 65 %. Berechnet wird als Jahresdurchschnitt je Fertigungsbetrieb, Verpackungsart und Format. Die Pflicht trifft den Erzeuger der Verpackung, also meist den Verpackungslieferanten; der Lebensmittelhersteller muss den Nachweis aber in seine technische Dokumentation übernehmen und bei Eigenproduktion (etwa Blasformen von PET-Flaschen im Werk) selbst führen. Kunststoffanteile unter 5 % des Gesamtgewichts der Verpackungseinheit sind ausgenommen.

Schritt 7: Minimierung, Leerraum und Formatverbote

Drei Fristen sind zu unterscheiden. Das Verbot von Doppelwänden, Falschböden und unnötigen Schichten nach Art. 10 Abs. 2 gilt bereits. Seit dem 12. Februar 2028 muss der Leerraum in Verkaufsverpackungen auf das funktional nötige Mindestmaß beschränkt sein (Art. 24 Abs. 4), wobei Schutzgas und Luft im Lebensmittel nicht zählen. Ab dem 1. Januar 2030 gilt für Umverpackungen, Transport- und E-Commerce-Verpackungen ein maximales Leerraumverhältnis von 50 % (Art. 24 Abs. 1) und die allgemeine Minimierungspflicht nach Art. 10 Abs. 1 mit den acht Leistungskriterien des Anhangs IV. Ebenfalls ab 2030 verbietet Art. 25 in Verbindung mit Anhang V unter anderem Einwegkunststoff-Umverpackungen zur Bündelung an der Verkaufsstelle, Einwegkunststoffverpackungen für unverarbeitetes Obst und Gemüse unter 1,5 kg sowie Einzelportionen für Würzmittel, Soßen und Zucker im Gastgewerbe.

Schritt 8: Kennzeichnung vorbereiten

Ab dem 12. August 2028 (oder 24 Monate nach Inkrafttreten der Durchführungsrechtsakte) tragen Verpackungen die harmonisierte Materialkennzeichnung mit Piktogrammen nach Art. 12 Abs. 1; Mehrwegverpackungen ab dem 12. Februar 2029 zusätzlich eine Wiederverwendbarkeitskennzeichnung mit QR-Code (Abs. 2). Besorgniserregende Stoffe sind digital anzugeben. Nach Art. 15 Abs. 5 und 6 gehören Chargen- oder Typenkennzeichnung sowie Name und Anschrift des Erzeugers auf die Verpackung oder in einen Datenträger. Vor dem Stichtag hergestellte Ware darf drei Jahre abverkauft werden (Art. 12 Abs. 12). Planen Sie Artwork-Zyklen und Lagerbestände entsprechend.

Schritt 9: Mehrwegpflichten umsetzen

Art. 29 verlangt ab dem 1. Januar 2030, dass mindestens 40 % der Transportverpackungen (Paletten, Kisten, Fässer, Kanister, Palettenumhüllungen, Umreifungen) wiederverwendbar in einem Wiederverwendungssystem sind, bei Transporten zwischen eigenen Standorten und innerhalb eines Mitgliedstaats sogar 100 %. Ausgenommen sind Kartonkisten und flexible Formate in direktem Kontakt mit Lebensmitteln. Für Umverpackungskisten außer Karton gilt eine Quote von 10 %, für Getränke im Endvertrieb 10 %. Die Berechnungsmethode kommt bis zum 30. Juni 2027 (Art. 30 Abs. 3), der erste Bericht betrifft das Kalenderjahr 2030 (Art. 31). Wer Lebensmittel zum Mitnehmen anbietet, muss seit dem 12. Februar 2027 mitgebrachte Behälter befüllen (Art. 32) und seit dem 12. Februar 2028 Mehrweg anbieten (Art. 33).

Schritt 10: Technische Dokumentation und EU-Konformitätserklärung

Vor dem Inverkehrbringen führt der Erzeuger nach Art. 15 Abs. 2 das Konformitätsbewertungsverfahren nach Art. 38 durch, also Modul A (interne Fertigungskontrolle) nach Anhang VII, erstellt die technische Dokumentation und stellt die EU-Konformitätserklärung nach Art. 39 und dem Muster in Anhang VIII aus. Die Erklärung wird für jede Verpackungsart ausgestellt, ständig aktuell gehalten und in der Sprache des Zielmarkts abgefasst. Aufbewahrung: fünf Jahre bei Einweg, zehn Jahre bei Mehrweg. Die technische Dokumentation enthält mindestens Beschreibung, Zeichnungen und Materialien der Bauteile, angewandte Normen, die qualitative Beschreibung der Bewertungen nach Art. 6, 10 und 11 sowie Prüfberichte. Eine fehlende oder fehlerhafte Erklärung ist nach Art. 62 Abs. 1 eine formale Nichtkonformität.

Schritt 11: EPR-Registrierung und Mengenmeldung je Land

Art. 44 verpflichtet Hersteller zur Registrierung im nationalen Register jedes Mitgliedstaats, in dem sie Verpackungen oder verpackte Produkte erstmals bereitstellen; ohne Registrierung ist die Bereitstellung verboten (Abs. 4). Die Mengen des Vorjahres sind bis zum 1. Juni zu melden (Abs. 7), unter 10 Tonnen in vereinfachter Form (Abs. 8). Für jeden Mitgliedstaat außer dem Sitzstaat ist ein Bevollmächtigter für die erweiterte Herstellerverantwortung zu benennen (Art. 45 Abs. 3). Die nationalen Register werden binnen 18 Monaten nach dem ersten Durchführungsrechtsakt der Kommission (fällig bis 12. Februar 2026) angepasst; bis dahin gelten die bestehenden nationalen Systeme weiter, in Deutschland das Verpackungsregister LUCID der Stiftung Zentrale Stelle Verpackungsregister. Beachten Sie, dass Deutschland das Verpackungsgesetz laut Umweltbundesamt durch ein Durchführungsgesetz zur PPWR abgelöst hat; prüfen Sie die aktuellen nationalen Vorgaben.

Schritt 12: Dokumentenlenkung und Änderungsmanagement

Art. 15 Abs. 4 verlangt Verfahren, die bei Serienfertigung dauerhaft Konformität sicherstellen, und eine erneute Bewertung, wenn sich Gestaltung, Merkmale, Normen oder Spezifikationen ändern. Jede Rezepturänderung mit neuer Barriere, jeder Lieferantenwechsel und jede Änderung der delegierten Rechtsakte löst diesen Prozess aus. Nach Abs. 10 sind die Unterlagen einer Behörde auf begründetes Verlangen innerhalb von zehn Tagen elektronisch vorzulegen. Das setzt versionierte Dokumente mit Freigabehistorie voraus, idealerweise im Vier-Augen-Prinzip, und einen Fristenkalender, der die Stichtage 2027, 2028, 2029, 2030, 2035, 2038 und 2040 je Verpackungseinheit abbildet.

Priorisierung für die nächsten zwölf Monate

Wer mit den zwölf Schritten beginnt, sollte in dieser Reihenfolge arbeiten: erst Portfolio und Rollen (Schritte 1 und 2), dann die bereits geltenden Pflichten Stoffkonformität, Doppelwandverbot, Dokumentation und EPR (Schritte 3, 4, 7, 10, 11), anschließend die 2028er-Fristen Leerraum in Verkaufsverpackungen und Kennzeichnung (Schritte 7 und 8) und parallel die Entwicklungsprojekte für Recyclingfähigkeit, Rezyklat und Mehrweg mit Zielhorizont 2030 (Schritte 5, 6, 9). Die RCX PPWR Compliance Platform bildet genau diese Kette ab: Verpackungen und Komponenten erfassen, Lieferanten ohne Login einbinden, Recyclingfähigkeit, Stoffkonformität und Rezyklat automatisch berechnen, die EU-Konformitätserklärung versioniert im Vier-Augen-Prinzip erstellen und EPR-Registrierung sowie Mengenmeldungen für alle 27 Mitgliedstaaten steuern.

Dr. Jens Schmidt · CEO & Industry Expert, ReCarbonX

Dr. Jens Schmidt ist Gründer und CEO von ReCarbonX. Er entwickelt mit seinem Team Software für PPWR-Compliance, HACCP-Workflows und Kühlkettenlogistik – aus der Industrie-Erfahrung heraus, nicht von außen. Zum Team