EU-Konformitätserklärung nach PPWR: Inhalt, Aufbau, Aufbewahrung (Anhang VIII)

Seit dem 12. August 2026 darf ein Erzeuger Verpackungen nur noch in Verkehr bringen, wenn er zuvor das Konformitätsbewertungsverfahren nach Anhang VII durchgeführt, eine technische Dokumentation erstellt und eine EU-Konformitätserklärung nach Art. 39 und Anhang VIII PPWR ausgestellt hat. Die Erklärung wird je Verpackungsart erstellt, muss acht Pflichtelemente enthalten und ist fünf Jahre (Einweg) bzw. zehn Jahre (Mehrweg) zusammen mit der technischen Dokumentation aufzubewahren. Eine notifizierte Stelle ist nicht erforderlich.

Rechtsgrundlage: Art. 15, 38, 39 und die Anhänge VII und VIII

Die Verordnung (EU) 2025/40 überträgt das aus dem New Legislative Framework bekannte Konformitätsmodell auf Verpackungen. Drei Vorschriften greifen ineinander:

• Art. 15 Abs. 2: Vor dem Inverkehrbringen führt der Erzeuger das Konformitätsbewertungsverfahren nach Art. 38 durch und erstellt die technische Dokumentation nach Anhang VII. Ist die Konformität nachgewiesen, stellt er die EU-Konformitätserklärung nach Art. 39 aus.
• Art. 38: Die Bewertung erfolgt nach dem in Anhang VII festgelegten Verfahren. Anhang VII kennt nur Modul A, die interne Fertigungskontrolle.
• Art. 39: Die Erklärung belegt, dass die Anforderungen der Art. 5 bis 12 erfüllt sind. Sie folgt dem Muster in Anhang VIII, wird stets aktuell gehalten und in der Sprache des Mitgliedstaats abgefasst, in dem die Verpackung in Verkehr gebracht wird.

Mit der Ausstellung übernimmt der Erzeuger die Verantwortung für die Konformität (Art. 39 Abs. 4). Die Behörden sollen jährlich zumindest einen risikobasiert ausgewählten Teil der Erklärungen kontrollieren (Art. 39 Abs. 5).

Welche Anforderungen die Erklärung abdeckt

Die Erklärung bezieht sich auf alle Anforderungen, die „in oder gemäß den Artikeln 5 bis 12" festgelegt sind. Das ist der komplette Nachhaltigkeits- und Kennzeichnungsblock der Verordnung:

Die Erklärung ist also kein einmaliges Dokument. Mit jeder Stufe der Verordnung wächst der Prüfumfang, und Art. 39 Abs. 2 verlangt, dass die Erklärung „stets auf dem neuesten Stand gehalten" wird.

Technische Dokumentation nach Anhang VII

Die Konformitätserklärung ist nur die Spitze; die Beweislast liegt in der technischen Dokumentation. Anhang VII Nr. 2 verlangt, dass sie die Bewertung der Konformität ermöglicht und eine „angemessene Analyse und Bewertung der Risiken der Nichtkonformität" enthält. Mindestinhalt, soweit zutreffend:

1. Allgemeine Beschreibung der Verpackung und ihres Verwendungszwecks
2. Entwürfe, Fertigungszeichnungen und Materialien der Bauteile
3. Erläuterungen zum Verständnis der Zeichnungen und der Funktionsweise
4. Liste der angewandten harmonisierten Normen (Art. 36), gemeinsamen Spezifikationen (Art. 37) und sonstigen technischen Spezifikationen; bei teilweiser Anwendung die angewandten Teile; bei Nichtanwendung die gewählten Lösungen
5. Qualitative Beschreibung, wie die Bewertungen nach Art. 6 (Recyclingfähigkeit), Art. 10 (Minimierung) und Art. 11 (Wiederverwendbarkeit) durchgeführt wurden
6. Prüfberichte

Für Art. 5 gilt zusätzlich Abs. 6: Die Einhaltung der Schwermetall- und PFAS-Grenzwerte ist in der technischen Dokumentation nachzuweisen. Bei Gesamtfluorgehalten über 50 mg/kg muss der Lieferant dem Erzeuger auf Verlangen belegen, welcher Anteil des Fluors auf PFAS entfällt (Art. 5 Abs. 5 Buchst. c).

Anhang VII Nr. 3 ergänzt die Herstellungsanforderung: Der Fertigungsprozess und seine Überwachung müssen sicherstellen, dass die Serie der Dokumentation entspricht. Ein Dokument, das einmal erstellt und nie mit der Produktion abgeglichen wird, erfüllt diese Anforderung nicht.

Pflichtinhalte nach Anhang VIII

Anhang VIII gibt die Struktur vor. Die Nummerierung entspricht dem Muster im Verordnungstext.

Art. 39 Abs. 3 erlaubt eine einzige Erklärung für alle Rechtsakte, die eine EU-Konformitätserklärung vorschreiben, wahlweise als Dossier aus Einzelerklärungen. Die Konformitätserklärung für Lebensmittelkontaktmaterialien nach Art. 16 der Verordnung (EG) Nr. 1935/2004 folgt eigenen Regeln und bleibt ein separates Dokument; sie kann aber in das Dossier aufgenommen werden.

Verantwortliche entlang der Lieferkette

Für Lebensmittelhersteller ist Art. 3 Abs. 1 Nr. 13 entscheidend: Wer eine Verpackung unter eigener Marke entwickeln oder herstellen lässt, gilt selbst als Erzeuger. Der Abfüller einer Eigenmarkenverpackung stellt die Erklärung also selbst aus und braucht dafür die Zulieferdaten nach Art. 16.

Aufbewahrung und Vorlagepflicht

Die Frist läuft ab dem Inverkehrbringen der jeweiligen Verpackung, nicht ab Ausstellung der Erklärung. Bei einer Verpackungsart, die über mehrere Jahre produziert wird, endet die Aufbewahrungspflicht folglich erst fünf bzw. zehn Jahre nach der letzten in Verkehr gebrachten Einheit. Auf begründetes Verlangen sind Erklärung und Dokumentation in elektronischer Form und innerhalb von zehn Tagen vorzulegen (Art. 15 Abs. 10).

Muster-Gliederung für die Praxis

Eine belastbare Verpackungsakte verbindet Erklärung und Dokumentation in einer festen Struktur:

Teil A: EU-Konformitätserklärung (Anhang VIII), Version, Freigabedatum, Unterzeichner

Teil B: Technische Dokumentation (Anhang VII)

1. Verpackungsbeschreibung: Art, Format, Verwendungszweck, Zielmärkte, Einweg oder Mehrweg
2. Stückliste der Komponenten mit Materialien, Massen, Zeichnungen
3. Stoffkonformität (Art. 5): Lieferantenerklärungen, Prüfberichte Schwermetalle und PFAS, Fluorbilanz
4. Recyclingfähigkeit (Art. 6): Bewertungsmethode, Ergebnis, Klasse, Ausnahmen
5. Rezyklatanteil (Art. 7): Herkunftsnachweise, Berechnung je Fertigungsbetrieb und Jahr
6. Minimierung (Art. 10, Anhang IV): Leistungskriterien, Begründung von Gewicht und Volumen
7. Wiederverwendbarkeit (Art. 11), soweit zutreffend
8. Kennzeichnung (Art. 12): Artwork, Datenträger
9. Normen und Spezifikationen
10. Risikoanalyse der Nichtkonformität
11. Änderungshistorie mit Auslöser, Bewertung und neuer Version

Versionierung und Freigabe

Zwei Anforderungen machen ein Dokumentenmanagement zwingend: Die Erklärung muss aktuell gehalten werden (Art. 39 Abs. 2), und bei Änderungen an Gestaltung, Merkmalen oder herangezogenen Normen ist die Bewertung zu wiederholen (Art. 15 Abs. 4). Jede Version der Erklärung muss dem Zeitraum zugeordnet bleiben, in dem sie galt, weil die Aufbewahrungsfrist an das Inverkehrbringen anknüpft. In der RCX PPWR Compliance Platform wird die Erklärung aus der Verpackungsakte generiert, im Vier-Augen-Prinzip freigegeben und versioniert archiviert; die zugehörigen Lieferantennachweise sind mit der jeweiligen Version verknüpft.

Häufige Fehler

1. Erklärung ohne Dokumentation. Ein unterschriebenes Formular ohne Prüfberichte und Lieferantennachweise hält einer Behördenanfrage nicht stand.
2. Sammelerklärung für ein ganzes Sortiment. Anhang VII Nr. 4 verlangt eine Erklärung je Verpackungsart mit eindeutiger Zuordnung.
3. Keine Neubewertung bei Materialwechsel. Ein neuer Folienlieferant ist eine Änderung im Sinne von Art. 15 Abs. 4.
4. Falsche Sprache. Die Erklärung muss in der vom Zielmitgliedstaat vorgeschriebenen Sprache vorliegen.
5. Lieferantenerklärungen ohne Bezug zur Komponente. Der Nachweis muss der konkreten Materialversion zuzuordnen sein.

Die Konformitätserklärung ist das Dokument, das die Marktüberwachung als erstes anfordert. Wer sie aus einer gepflegten Verpackungsakte erzeugt statt aus einer Vorlage, hat die Vorlagefrist von zehn Tagen bereits erfüllt, bevor die Anfrage kommt.

Dr. Jens Schmidt · CEO & Industry Expert, ReCarbonX

Dr. Jens Schmidt ist Gründer und CEO von ReCarbonX. Er entwickelt mit seinem Team Software für PPWR-Compliance, HACCP-Workflows und Kühlkettenlogistik – aus der Industrie-Erfahrung heraus, nicht von außen. Zum Team