Tourenplanung in der Lebensmittellogistik: Zeitfenster, Kapazitäten und Kühlzonen richtig planen

Tourenplanung in der Lebensmittellogistik bedeutet, Stopps so zu Touren zu bündeln, dass Anlieferzeitfenster, Fahrzeugkapazitäten je Temperaturzone, Lenk- und Ruhezeiten und die Kühlkette gleichzeitig eingehalten werden. Die kürzeste Strecke ist dabei nur ein Kriterium unter mehreren. Wer die Restriktionen sauber modelliert, senkt Kilometer, Standzeiten und Temperaturabweichungen zugleich.

Warum Lebensmitteltouren anders geplant werden müssen

Im Stückgut- oder Paketverkehr ist eine Tour vor allem eine Reihenfolgeaufgabe: Welche Stopps in welcher Abfolge, damit die Strecke kurz bleibt. In der Lebensmittellogistik kommen vier harte Bedingungen hinzu, die sich gegenseitig beeinflussen:

• Temperatur: Tiefkühlware muss durchgehend bei −18 °C oder kälter gehalten werden (§ 2 TLMV, kurzfristige Abweichungen bis 3 K beim Transport zulässig). Frischfleisch, Geflügel, Fisch und Molkereiprodukte haben eigene Grenzwerte nach VO (EG) 853/2004. Eine Tour, die 20 Minuten kürzer ist, aber die Ladung über den Grenzwert bringt, ist keine bessere Tour.
• Zeitfenster: Zentralläger des Lebensmitteleinzelhandels vergeben Rampenslots von oft 30 bis 60 Minuten. Wer den Slot verpasst, wartet oder wird abgewiesen.
• Kapazität je Zone: Ein Mehrkammerfahrzeug hat nicht eine Kapazität, sondern zwei oder drei. Die Tiefkühlkammer kann voll sein, während die Frischkammer halb leer fährt.
• Fahrpersonal: Die VO (EG) 561/2006 begrenzt die Lenkzeit auf 9 Stunden täglich und verlangt nach 4,5 Stunden eine Fahrtunterbrechung von 45 Minuten. Beides muss im Tourablauf eingeplant sein, nicht nachträglich vom Fahrer improvisiert werden.

Die Hygieneverordnung VO (EG) 852/2004 verlangt in Anhang II Kapitel IV zusätzlich, dass Lebensmittel bei geeigneten Temperaturen befördert und diese überwacht werden. Damit ist die Tourenplanung Teil des HACCP-Systems: Die geplante Tourdauer und die Anzahl der Türöffnungen sind Einflussgrößen auf die Temperatur.

Zeitfenster richtig modellieren

Drei Zeitfenster-Typen

Der häufigste Planungsfehler ist, alle Zeitfenster als hart zu behandeln. Das erzeugt Touren mit langen Wartezeiten, weil das Fahrzeug zu früh am nächsten Stopp ankommt und stehen bleibt. Umgekehrt führt „alles weich" zu Verspätungen, die im Rampenbetrieb sofort Standgeld oder Abweisung nach sich ziehen.

Servicezeit realistisch ansetzen

Die Servicezeit je Stopp umfasst Rangieren, Anmeldung, Warten, Entladen, Dokumentation und Türöffnung. In der Praxis liegt sie zwischen 10 Minuten (Filiale mit Rollcontainern, Fahrer entlädt selbst) und 40 Minuten (Zentrallager mit Rampenanmeldung). Die BALM-Fahrerbefragung 2017 zeigt, dass Wartezeiten an Rampen aus Sicht von 46,7 % der befragten Fahrer in den fünf Jahren zuvor zugenommen haben. Wer mit pauschal 15 Minuten plant, produziert systematisch Verspätungen ab dem dritten Stopp.

Empfehlung: Servicezeiten je Stopp aus Ist-Daten (Telematik, Scans) ableiten und je Empfängertyp hinterlegen, nicht je Tour pauschal.

Kapazitäten je Temperaturzone planen

Was Kapazität in der Kühllogistik bedeutet

Vier Größen begrenzen die Beladung, und die restriktivste gewinnt:

1. Stellplätze für Paletten, Rollcontainer oder Kisten je Kammer
2. Nutzlast in Kilogramm (bei Getränken oder Fleisch oft der Engpass)
3. Volumen (bei Tiefkühlgebäck oder Salaten der Engpass)
4. Temperaturzone (Tiefkühl, Frische, Trocken)

Ein Fahrzeug mit 33 Stellplätzen und beweglicher Trennwand kann beispielsweise 12 Tiefkühl- und 21 Frischestellplätze oder 20 Tiefkühl- und 13 Frischestellplätze fahren. Die Planung muss die Trennwandposition je Tour festlegen, bevor Stopps zugeordnet werden.

Praxisregel: Zone zuerst, dann Reihenfolge

Ordnen Sie Aufträge zuerst nach Temperaturzone den Fahrzeugen zu, dann optimieren Sie die Reihenfolge. Wer zuerst die geografisch beste Tour baut und danach prüft, ob die Tiefkühlware passt, verwirft in der Praxis einen großen Teil der Touren wieder.

Kühlzonen und Tourdauer

Jede Türöffnung lässt warme Luft eindringen. Bei sommerlichen Außentemperaturen steigt die Temperatur im Laderaum eines Tiefkühlfahrzeugs bei offenen Türen innerhalb weniger Minuten messbar an, abhängig von Aggregatleistung, Vorkühlung und Ladungsmenge. Daraus folgen drei Planungsregeln:

• Tiefkühlstopps bündeln: Möglichst wenige Türöffnungen der Tiefkühlkammer je Tour, idealerweise Stopps mit Tiefkühlware am Anfang der Tour, wenn die Ladung noch die niedrigste Temperatur hat.
• Tourdauer begrenzen: Mehrtagestouren mit Frischware nur mit Aggregatlaufzeit und Temperaturaufzeichnung über die Ruhezeit hinweg; die Aufzeichnung ist Teil der HACCP-Dokumentation.
• Vorkühlung einplanen: Das Vorkühlen des Laderaums auf Solltemperatur dauert je nach Aggregat 30 bis 60 Minuten und gehört in den Tourbeginn.

Ein Temperaturüberwachungssystem meldet Abweichungen während der Tour. Für die Planung ist entscheidend, dass Alarmgrenzen je Kammer definiert sind und die Disposition sieht, welcher Stopp die Abweichung verursacht hat.

Lenk- und Ruhezeiten in der Tourenplanung

Die Tourenplanung muss die Fahrtunterbrechung von 45 Minuten nach 4,5 Stunden Lenkzeit (Art. 7 VO (EG) 561/2006) und die tägliche Lenkzeitgrenze von 9 Stunden (Art. 6) als Bestandteil der Tour berechnen. Zwei typische Fehler:

• Die Pause wird nicht eingeplant, die Tour ist auf dem Papier 8 Stunden lang und in der Praxis 8 Stunden 45 Minuten, das letzte Zeitfenster wird verfehlt.
• Die Pause wird an einem Ort eingeplant, an dem der Fahrer nicht anhalten kann (Innenstadt, Rampenvorplatz).

Gute Planungssysteme legen die Fahrtunterbrechung an einen Stopp mit Wartezeit oder an einen Rastplatz auf der Strecke. Für Fahrzeuge zwischen 2,8 und 3,5 t zulässiger Gesamtmasse gelten in Deutschland nach § 1 FPersV ebenfalls Lenk- und Ruhezeiten, auch wenn kein Fahrtenschreiber vorgeschrieben ist.

Manuelle Planung, Regelwerk oder Optimierung?

Die Prozentangaben sind Erfahrungswerte aus Kundenprojekten und keine garantierten Ergebnisse. Sie hängen stark davon ab, wie gut die bisherige manuelle Planung war und wie viel Spielraum die Zeitfenster lassen. Bei sehr engen Zeitfenstern optimiert die Software vor allem Standzeiten, bei weiten Fenstern vor allem Kilometer.

Datenqualität: Die eigentliche Voraussetzung

Jede Planung ist nur so gut wie ihre Eingangsdaten. Vor der Einführung eines Planungssystems sollten diese Punkte geklärt sein:

• Geokoordinaten der Anlieferstelle, nicht der Rechnungsadresse. Bei Zentrallagern liegt die Rampe oft mehrere hundert Meter vom Haupteingang entfernt.
• Zeitfenster je Empfänger mit Typ (hart, weich, mehrfach) und Wochentagsprofil.
• Servicezeit je Empfänger aus Ist-Daten.
• Fahrzeugstammdaten mit Kammern, Trennwandpositionen, Nutzlast, Ladebordwand, Höhenbeschränkung.
• Fahrerstammdaten mit Schichtbeginn, verbleibender Wochenlenkzeit, Ortskenntnis.

Fehlen diese Daten, liefert auch eine gute Optimierung Touren, die der Disponent von Hand nachbessern muss.

Kennzahlen zur Steuerung

Diese Kennzahlen sollten täglich aus der Planung und den Ist-Daten der Telematik zusammengeführt werden. Eine Lösung wie RCX Logistik kombiniert Tourenplanung, Temperaturüberwachung und ETA-Berechnung in einem System, so dass Plan und Ist ohne manuelle Übertragung vergleichbar sind.

Vorgehen in fünf Schritten

1. Restriktionen dokumentieren: Zeitfenster, Temperaturzonen, Fahrzeug- und Fahrerdaten vollständig erfassen.
2. Servicezeiten messen: Vier Wochen Ist-Daten je Empfänger auswerten, Median als Planwert übernehmen.
3. Zonen vor Reihenfolge: Aufträge zuerst je Temperaturzone auf Fahrzeuge verteilen.
4. Pausen und Vorkühlung einplanen: Beides als feste Zeitblöcke in die Tour aufnehmen.
5. Wöchentlich nachsteuern: Kennzahlen prüfen, Servicezeiten und Zeitfenster anpassen, Touren neu rechnen.

Wer diese Schritte konsequent umsetzt, bekommt Touren, die im Alltag halten: pünktlich am Zeitfenster, innerhalb der Kühlkette und mit dokumentierter Einhaltung der Lenk- und Ruhezeiten.